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采购审计 ,采购舞弊的发现过程与启示

来自:    发布时间:2019-11-22    浏览 :

  2018年,公司派出审计小组开展分、子公司采购专项审计,除发现内部控制一般缺陷外,另外发现一起舞弊事项。
 
审计过程
 
为规范管理分、子公司采购业务,检查采购材料质量和价格、供应商选择、采购合同的订立、到货验收等供应链状况,审计小组把近一年由分、子公司自主采购的耐火材料、低值易耗品、备品备件及劳保用品等纳入本次审计范围。重点梳理业务流程,明确采购业务的主要风险点,以针对内部控制薄弱环节提出相应控制措施。根据审计计划,审计小组首先从供应商确定的渠道入手,也就是供应商的评估和准入是否依照公司内控要求严格执行。如若供应商选择不当,可能导致采购材料质次价高,甚至出现舞弊行为。
 
第一步,梳理数据,抽查重点供应商。
 
审计小组调取了分、子公司近一年来的采购台账、库房台账及财务往来账。将耐火材料、低值易耗品、备品备件及劳保用品等分别按照年度采购总金额排序,依照金额从大到小的顺序抽样,直至抽取到占该类别50%采购总金额比例的所有品种,找到这些品种所对应的供应商,由此锁定重点供应商。
 
第二步,审查重点供应商的资质信誉情况的真实性和合法性。
 
根据供应商的抽样名单,审计小组要求公司采购负责人提供供应商资质证明文件,对供应商的资质信誉情况的真实性和合法性逐一进行核实。通过国家企业信用网站、供应商单位官网及电话问询等方式确定供应商是否为合法存续状态,确定与公司采购人员接洽的人员隶是属于供应商本单位的人员,不是借用资质。
 
第三步,锁定问题供应商,开展审计询价,判定采购价格的合理性。
 
针对第二步梳理出的问题供应商名单,审计小组兵分两路,一路人员继续深入挖掘供应商信息,查找是否有舞弊的可能;另一路人员收集公司与该供应商签订的所有采购合同,从该供应商被引入开始到采购比价、议价、签订合同、材料到货、验收、入库及财务付款等环节开展全流程内控测试。检查每个业务环节的授权、审批的合规性。尤其关注到采购比价、议价的环节,判断采购人员是否能够做到三家比价、充分议价,还抽取了部分市场价格波动不大的品种进行审计询价,以此评价采购人员是否能够真正科学合理地确定采购价格。
 
审计发现的问题
 
1.发现分公司有两家备品备件供应商的法人代表互为对方单位的股东,可判定两家供应商存在关联关系,两家供应商以不同身份供应同类货物,存在舞弊嫌疑;
 
2.发现分公司采购人员对上述两家问题供应商的信息未曾提出过任何质疑,通过对采购人员的调查,发现采购人员的配偶在其中一家供应商单位担任职务,经与采购人员访谈,承认其配偶与该供应商法人代表是朋友关系。审计小组又对两家备品备件供应商的采购价格做了分析,发现采购价格存在偏高的情况,由此断定分公司采购人员舞弊;
 
3.发现子公司采购人员自己注册一家公司,向子公司供应劳保用品等。采购人员采购自己公司的劳保用品,存在舞弊的可能。
 
4.内控检查中发现,供应商的评估和准入没有严格执行公司要求,采购比价及议价缺乏监督机制,尚未建立供应商评价办法。
 
审计意见及建议
 
1.终止与问题供应商的合作,由公司财务部自查与问题供应商的交易款项是否真实;
 
2.分、子公司采购人员违反采购人员廉洁从业制度的规定,应根据公司相关制度予以处理;
 
3.进一步加强对采购业务的监督,采购人员定期轮岗。
 
效果和启示
 
1.公司对审计小组发现的问题和给出意见、建议非常重视,责令公司纪检部门对分、子公司两名采购人员进行了进一步调查并根据公司制度,对子公司采购人员开除处理,对分公司采购人员做了调岗、降级等处理,及时制止了高价采购的问题,尽可能节约采购资金。
 
2.通过采购专项审计,查找到了舞弊风险,推动完善公司内控制度,促进采购精益管理,提高全体员工廉洁自律的意识,筑牢拒腐防变的防线。
 
3.审计从业人员应具备怀疑精神,尤其舞弊的调查还可能遇到各种压力和阻力,应持续提升执业水平和加强自身道德修养,才能更好地提升审计质量,为实现公司价值增值而不断地探索和努力。
 

 
来源:现代审计与经济;作者:于明星 ;版权说明:如涉版权问题,请与我们联系,谢谢!